Come utilizzare gli eventi per gestire la registrazione per partecipare alla messa

Kyrios ha una nuova funzione, che aiuta a gestire meglio le persone che vogliono partecipare alla Messa.

Questa caratteristica è particolarmente utile nelle chiese di piccole dimensioni, con capienza ridotta, consentendo una gestione efficiente dello spazio disponibile.

Come funziona? #

Abbiamo fatto del nostro meglio per semplificare l'intero processo e possiamo riassumere il flusso in 5 passaggi:

Ecco un video che mostra come usarlo:

1 – La Parrocchia pubblica le Messe #

In primo luogo, è necessario divulgare l'Agenda delle messe, per questo devono accedere a Kyrios e accedere al sito web – eventi (https://portalng.kyrioscloud.com/events). 

Quindi devi fare clic su e inserisci i dati di una massa:

In questo esempio inseriamo le seguenti informazioni per la Messa della domenica successiva:

• Titolo: Messa domenicale
• Contenuto: registrazione obbligatoria tramite uno dei seguenti mezzi:
  • APP Kyrios ChMS
  • Telefono: 253 000 000
  • E-mail: [email protected]
• Orario di inizio: 31-05-2020 – 10:00
• Orario di chiusura: 31-05-2020 – 11:00
• Luogo dell'evento: Chiesa Parrocchiale
• Pubblica in linea: sì
• Parole chiave: massa
• Applicazioni – Accetta applicazioni: sì
• Iscrizioni – Inizio iscrizioni: 25-05-2020
• Iscrizioni – Fine iscrizioni: 29-05-2020
• Totale posti vacanti: 20

Dopo aver inserito i dati, fare clic su .

L'evento è ora pubblico e dovrebbe apparire sul sito web della Parrocchia (se presente) e sull'App Kyrios.

2 – Iscrizione parrocchiani #

Con l'evento pubblico, i parrocchiani hanno ora accesso all'orario delle messe e possono ora registrarsi direttamente sull'APP:

3 – La Parrocchia convalida le iscrizioni #

Trascorso il termine per le iscrizioni, la Parrocchia deve convalidare le iscrizioni. 

Pertanto, è necessario aprire l'evento della messa in questione accedendo alla pagina internet – eventi (https://portalng.kyrioscloud.com/events) e modificando il rispettivo evento.

Quindi apri la scheda registrazioni, se ci sono registrazioni appariranno qui:

Dobbiamo confermare chi può essere presente poiché la capacità è limitata a 20 persone e potremmo avere più registrazioni rispetto alla capacità esistente.

Possiamo selezionare la casella confermata. Così facendo si aggiornerà il campo # di confermato, questo ci aiuta a capire quando abbiamo raggiunto il massimo, come potete vedere nell'immagine:

Puoi consultare lo storico delle iscrizioni di ogni Parrocchiale, in modo da gestire al meglio la partecipazione nel tempo, in modo da dare una svolta a tutti:

Le voci non richiedono la presenza di un modulo individuale e puoi compilare direttamente i dati nei campi, ma se esiste, puoi selezionare il modulo individuale in modo che i record possano essere correlati.

4 – I parrocchiani ricevono un'e-mail di conferma #

Quando tutte le iscrizioni sono state chiuse e confermate, gli utenti della Parrocchia possono cliccare su Avvisare le iscrizioni, in modo che venga inviata una mail automatica a tutti gli iscritti, dove i confermati riceveranno una mail con questo formato:

Il QR code serve a convalidare la registrazione all'ingresso della messa/evento.

Le iscrizioni che non possono essere confermate per mancanza di capacità riceveranno un'e-mail con questo contenuto:

5 – Partecipano alla Messa solo coloro che si sono iscritti, evitando confusione #

In questo modo, alla messa dovrebbero presentarsi solo i cresimati, in modo che siano rispettati i criteri della distanza sociale, evitando confusione all'ingresso.

Se lo desiderano possono anche controllare le presenze e in tal caso queste informazioni compariranno anche nella cronologia, per aiutare a capire se ci sono conferme che finiscono per non presentarsi, prendendo il posto di altre.

Il team ospitante ha a disposizione nell'APP Kyrios, l'opzione di gestione dell'evento che consente di controllare se le iscrizioni sono valide e registrarne la partecipazione: