Kyrios ChMS
Documentation / Página de internet

Comment utiliser Événements pour gérer les inscriptions pour assister à la messe

Comment utiliser les événements pour gérer les inscriptions à la messe - Kyrios ChMS

Kyrios dispose d'une nouvelle fonctionnalité qui permet de mieux gérer les personnes souhaitant participer à la messe.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les petites Églises, à capacité réduite, permettant une gestion efficace de l’espace disponible.

Comment ça marche ?

Nous avons fait de notre mieux pour simplifier l’ensemble du processus et pouvons résumer le flux en 5 étapes :

Regardez la vidéo ici pour illustrer son utilisation :

1 – La paroisse publie les messes

Tout d’abord, il est nécessaire de publier l’Agenda de Masse, pour ce faire vous devez accéder à Kyrios et accéder au site – événements (https://portalng.kyrioscloud.com/events). 

Ensuite, vous devez cliquer et renseignez les détails d'une messe :

Dans cet exemple, nous remplissons les informations suivantes pour la messe du dimanche prochain :

Après avoir rempli les données, cliquez sur .

L'événement est désormais public et devrait apparaître sur le site Internet de la paroisse (si disponible) et sur l'application Kyrios.

2 – Inscription des paroissiens

Avec l'événement public, les paroissiens ont désormais accès au planning des messes et peuvent désormais s'inscrire directement sur l'APP :

3 – La paroisse valide les inscriptions

Après la fin de la date d'inscription, la Paroisse doit valider les inscrits.

Vous devez donc ouvrir l’événement de masse en question en accédant au site Internet – événements (https://portalng.kyrioscloud.com/events) et en modifiant l'événement correspondant.

Ensuite vous devez ouvrir l'onglet inscriptions, s'il y a des inscriptions elles apparaîtront ici :

Nous devons confirmer qui peut être présent, car la capacité est limitée à 20 personnes et nous pourrions avoir plus d'inscriptions que la capacité existante.

Nous pouvons cocher la case confirmée. Lorsque vous faites cela, le nombre de champs confirmés sera mis à jour, cela nous aide à comprendre quand nous avons atteint le maximum, comme vous pouvez le voir sur l'image :

Vous pouvez consulter l'historique des inscriptions de chaque paroissien, afin de mieux gérer la participation dans le temps, afin de donner son tour à chacun :

L'inscription ne nécessite pas l'existence d'un formulaire individuel, vous pouvez remplir directement les données dans les champs, mais s'il y en a un, vous pouvez sélectionner le formulaire individuel afin que les enregistrements puissent être liés.

4 – Les paroissiens reçoivent un email de confirmation

Lorsque toutes les inscriptions sont clôturées et confirmées, les utilisateurs de la paroisse peuvent cliquer sur le bouton Notifier les inscriptions, afin qu'un email automatique soit envoyé à tous les abonnés, où ceux confirmés recevront un email avec ce format :

Le code QR permet de valider l'inscription à l'entrée à la messe/à l'événement.

Les inscriptions qui ne peuvent être confirmées en raison du manque de capacité recevront un e-mail avec le contenu suivant :

5 – Seuls ceux qui se sont inscrits assistent à la messe pour éviter toute confusion

De cette manière, seules les personnes confirmées doivent assister à la messe, afin que les critères de distance sociale soient respectés, évitant ainsi toute confusion à l'entrée.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également contrôler la fréquentation et dans ce cas, cette information apparaîtra également dans l'historique, pour vous aider à comprendre s'il y a des confirmations qui finissent par ne pas apparaître, enlevant leur place aux autres.

L'équipe d'accueil dispose d'une option de gestion d'événements disponible sur l'APP Kyrios qui permet de vérifier la validité des inscriptions et d'enregistrer les présences :