Types de documents
Types de documents - Kyrios ChMS
Dans les types de documents, nous pouvons configurer les types de documents à utiliser dans Kyrios.
Créer de nouveaux types de documents
Ils peuvent créer tous types de documents et séries dont vous avez besoin. Pour créer de nouveaux types de documents, cliquez sur ajouter et remplissez le formulaire :
Pour chaque champ :
- Code – est le code du type de document, qui sera utilisé pour l'associer facilement via le document imprimé (exemple : ND) ;
- Description – est la description complète du document (exemple pour le code ND : Note de dette) ;
- Type de mouvement : indiquer si le mouvement est de type crédit ou débit ;
- Opérateur : indiquez si dans les comptes courants les écritures de ces documents doivent ajouter ou soustraire de la valeur. En règle générale, les documents de crédit affectent négativement le compte courant, il faut donc sélectionner l'opérateur – et les documents de débit affectent positivement le compte courant, il faut donc sélectionner l'opérateur + ;
- Actif – pour pouvoir utiliser le document, l'actif doit être sélectionné, sinon il restera uniquement dans l'historique et ne pourra pas être déplacé ;
- Autoliquidation – si vous ne souhaitez pas faire fonctionner votre compte courant, cette option doit être inactive. S'il est actif, tous les documents sont auto-liquidés, ce qui arrive par exemple avec les dons qui, lorsque le document correspondant est émis, ne restent pas en attente sur le compte courant ;
- Affecte le modèle 25 – si cette option est active, tous les mouvements lancés dans ce document seront reflétés dans la carte du modèle 25 à communiquer aux finances.
Série
Tous les documents de mouvement nécessitent au moins 1 série pour fonctionner. Dans les documents créés par défaut, il existe la série 1, mais d'autres séries peuvent être créées. Les séries sont utiles pour, par exemple, utiliser 1 série par lieu de culte et/ou séries par an.
La série peut être définie après la création du type de document, ce qui donne une grille comme celle-ci :
Pour ajouter une nouvelle série, cliquez sur le symbole + sous la colonne active.
Concernant les champs, voici une explication :
- actif – indique si la série est active, si elle n'est pas active, elle ne peut pas être déplacée et est stockée uniquement pour l'historique du document ;
- série – désignation de la série, par défaut la série 1 est créée, mais vous pouvez créer une série indiquant le lieu de culte (exemple : LOCAL1) ;
- Suffixe – utilisé pour placer un suffixe, par exemple, si vous souhaitez utiliser des séries par années, vous pouvez saisir ici l'année dans le style /2017 et de cette façon tous les documents seront numérotés avec l'année à la fin ;
- Numéro de début/actuel – indique le numéro auquel la série de documents commencera. Dans les situations où vous migrez depuis un autre logiciel, vous pouvez paramétrer les séries pour qu'elles commencent au numéro où elles se trouvaient dans le logiciel précédent ;
- Numéro limite – c'est le dernier numéro à utiliser dans le numérateur, c'est-à-dire que lorsque la limite est atteinte, plus aucun document ne peut être généré dans la série et une autre série doit être utilisée ;
- Nombre de chiffres – est le nombre de chiffres utilisés dans le numéro du document. Si vous n'avez pas besoin de beaucoup de chiffres, pour simplifier la gestion vous pouvez les réduire de 10 à 4 par exemple ;
Types de documents déjà créés par défaut
Par défaut, les types suivants sont déjà créés :
