Como utilizar os Eventos para gerir as inscrições para participar na Missa

O Kyrios conta com uma nova funcionalidade, que vem ajudar à melhor gestão das pessoas que pretendem participar na Missa.

Esta funcionalidade é particularmente útil nas Igrejas pequenas, com uma capacidade reduzida, permitindo uma eficaz gestão do espaço disponível.

Como funciona? #

Fizemos o máximo para simplificar todo o processo e podemos resumir o fluxo em 5 passos:

Veja aqui o video a exemplificar a utilização:

1 – Paróquia divulga missas #

Em primeiro lugar é preciso divulgar a Agenda das missas, para tal devem aceder ao Kyrios e aceder a página internet – eventos (https://portalng.kyrioscloud.com/events). 

De seguida deve clicar em e preencher os dados de uma missa:

Neste exemplo preenchemos a seguinte informação para a Missa do próximo Domingo:

• Título: Missa dominical
• Conteúdo: Inscrição obrigatória através de um dos seguintes meios:
  • APP Kyrios ChMS
  • Telefone: 253 000 000
  • Email: [email protected]
• Agenda início: 31-05-2020 – 10h00
• Agenda fim: 31-05-2020 – 11h00
• Local do evento: Igreja Paroquial
• Publicar Online: sim
• Palavras-chave: missa
• Inscrições – Aceita inscrições: sim
• Inscrições – início das inscrições: 25-05-2020
• Inscrições – fim das inscrições: 29-05-2020
• Total de vagas: 20

Após preencher os dados deve clicar em .

Agora o evento já está público, devendo surgir no site da Paróquia (caso tenha) e na App do Kyrios.

2 – Paroquianos inscrevem-se #

Com o evento público, os paroquianos já têm acesso à agenda das missas e podem agora realizar a sua inscrição diretamente na APP:

3 – Paroquia valida as inscrições #

Após o fim da data para as inscrições, a Paróquia deve validar os inscritos. 

Assim deve abrir o evento da missa em questão acedendo a página internet – eventos (https://portalng.kyrioscloud.com/events) e editando o evento respetivo.

De seguida deve abrir o separador inscrições, caso existam inscrições elas surgirão aqui:

Precisamos confirmar quem pode estar presente, pois a capacidade está limitada a 20 pessoas e podemos ter mais inscrições do que a capacidade existente.

Podemos marcar a caixa confirmado. Ao fazer isso o campo Nº de confirmados será atualizado, isto ajuda-nos a perceber quando chegamos ao máximo, como podem ver na imagem:

Pode consultar o histórico das inscrições de cada Paroquiano, para poderem gerir melhor as participações ao longo do tempo, de forma a dar a vez a todos:

As inscrições não obrigam a que exista uma ficha individual, podendo preencher os dados nos campo diretamente, mas se existir podem seleccionar a Ficha individual para que os registos possam ficar relacionados.

4 – Paroquianos recebem um email com a confirmação #

Quando tiverem todos as inscrições fechadas e confirmadas, os utilizadores da Paróquia podem clicar no botão Notificar inscrições, para que seja enviado um email automático para todos os inscritos, onde os confirmados receberão um email com este formato:

O código QR serve para validar a inscrição na entrada para a missa/evento.

As inscrições que por falta de capacidade não poderem ser confirmadas receberão um email com este conteúdo:

5 – Só comparece à missa quem se inscreveu, evitando confusões #

Desta forma, só deverão surgir à missa as pessoas confirmadas, para que sejam cumpridos os critérios de distanciamento social, evitando confusões na entrada para ter lugar.

Se desejarem podem também controlar as presenças e nesse caso, essa informação também irá surgir no histórico, para ajudar a perceber se existem confirmações que acabam por não comparecer, tirando o lugar a outros.

A equipa de acolhimento tem disponível na APP do Kyrios, a opção de gestão de eventos que permite controlar se as inscrições estão válidas e registar as respetivas presenças: