Tipos de documento
Tipos de documento - Kyrios ChMS
Em tipos de documento, podemos configurar os tipos de documento a utilizar no Kyrios.
Criar novos tipos de documento
Podem criar todos os tipos de documento e séries que necessitar. Para criar novos tipos de documento deve clicar em adicionar e preencher o formulário:
Em relação a cada campo:
- Código – é o código do tipo de documento, que será utilizado para facilmente associar o mesmo através do documento impresso (exemplo: ND);
- Descrição – é a descrição por extenso do documento (exemplo para código ND: Nota de Dívida);
- Tipo de movimento: indicar se o movimento é do tipo crédito ou débito;
- Operador: indicar se nas contas correntes os lançamentos destes documentos devem adicionar ou subtrair ao valor. Por norma os documentos de crédito afetam negativamente a conta corrente, por isso deve ser seleccionado o operador – e os documentos de débito afetam positivamente a conta corrente, devendo ser seleccionado o operador +;
- Ativo – para poderem utilizar o documento, o ativo tem que estar seleccionado, senão permanecerá apenas para histórico e não pode ser movimentado;
- Autoliquidação – se não desejarem movimentar a conta corrente, esta opção deve estar inativa. Se estiver ativa todos os documentos são autoliquidados, o que acontece por exemplo nos donativos, que ao emitir o respetivo documento não fica pendente na conta corrente;
- Afeta modelo 25 – se esta opção estiver ativa, todos os movimentos lançados neste documento serão refletivos no mapa do modelo 25 a comunicar às finanças.
Séries
Todos os documentos de movimentos, necessitam de pelo menos 1 série para funcionar. Nos documentos que são criados por defeito, existe a série 1, mas podem criar mais séries. As séries são úteis para por exemplo utilizarem 1 série por local de culto e/ou séries por anos.
As séries podem ser definidas após a criação do tipo de documento, surgindo uma grelha deste género:
Para adicionar novas séries deve clicar no símbolo + que está por baixo da coluna ativa.
Em relação aos campos, segue aqui uma explicação:
- ativa – indica se a série está ativa, se não estiver ativa não poderá ser movimentada e fica armazenada apenas para histórico dos documentos;
- série – designação da série, por defeito está criada a série 1, mas podem criar séries com indicação do local de culto (exemplo: LOCAL1);
- Sufixo – serve para colocar um sufixo, por exemplo, se desejarem utilizar séries por anos, podem colocar aqui o ano do estilo /2017 e desta forma todos os documentos serão numerados com o ano no final;
- Número inicial/atual – indica o número em que irá iniciar a série de documento. Em situações em que estejam a migrar de um outro software, podem parametrizar as séries para iniciar no número em que ficaram no software anterior;
- Número limite – este é o último número a ser utilizado no numerador, ou seja, quando chegar ao limite não poderão ser gerados mais documentos na série, devendo utilizar outra série;
- Número de dígitos – é o número de dígitos utilizados no número do documento. Se não necessitar de muitos dígitos, para simplificar a gestão podem diminuir de 10 para 4 por exemplo;
Tipos de documento já criados por defeito
Por defeito já estão criados os seguintes tipos:
